Manchmal merkt man im Alltag, dass man zwar vorankommt, aber bei größeren Vorhaben schnell an die eigenen Grenzen stößt. Um sicherer an neue Projekte heranzugehen und deren Aufwand besser einschätzen zu können, habe ich meine Kenntnisse im Projektmanagement in den letzten Wochen noch einmal aufgefrischt. Dabei ging es vor allem darum, verschüttetes Wissen zu reaktivieren und neue Blickwinkel einzunehmen.
Wer einen schnellen Überblick über die Grundzüge sucht, findet hier das Wesentliche zusammengefasst.
Was ist überhaupt ein Projekt?
Ab wann können wir eine Aufgabe eigentlich offiziell als Projekt bezeichnen? Die Definition stützt sich auf ein paar klare Kriterien:
- Ein klares Ziel: Es muss exakt feststehen, worauf am Ende hingearbeitet wird.
- Ein fester Zeitrahmen: Es gibt ein definiertes Start- und Enddatum.
- Einzigartigkeit: Jedes Projekt unterscheidet sich in seiner konkreten Ausgestaltung von allem vorherigen.
- Komplexität: Eine Reihe von Unwägbarkeiten und Aufgaben greift ineinander.
- Begrenzte Ressourcen: Zeit, Budget und personelle Kapazitäten sind limitiert.
Vermutlich hat jeder von uns schon unzählige Projekte im Alltag gestemmt, ohne ihnen diesen Stempel aufzudrücken. Nehmen wir das klassische Beispiel eines Umzugs: Das Ziel ist klar, der Termin liegt meist auf ein Wochenende datiert, kein Umzug gleicht dem anderen, und Fragen wie die Kinderbetreuung oder der Anschluss des Herds sorgen für die nötige Komplexität. Ohne Koordination und rechtzeitige Absprachen mit den helfenden Freunden bricht das Konstrukt schnell zusammen.
Wie plant man ein Projekt?
Im Kern lässt sich der Ablauf in vier aufeinanderfolgende Phasen unterteilen:
- Initiierung: Hier wird geprüft, ob überhaupt ein Projekt vorliegt, das Ziel definiert und der grobe Rahmen abgesteckt. Wer sind die Stakeholder? Welches Budget steht zur Verfügung? Diese Phase ist meist kurz, legt aber das Fundament für alles Weitere.
- Planung: Hier werden die Details ausgearbeitet. Arbeitspakete schnüren, Verantwortlichkeiten verteilen, Meilensteine festlegen und Risiken minimieren.
- Durchführung: Der eigentliche Umsetzungsteil, in dem die geplanten Maßnahmen in die Realität übertragen und laufend überwacht werden.
- Abschluss: Das Projekt wird offiziell beendet, die Ergebnisse werden übergeben und ein gemeinsames Fazit gezogen, um aus Fehlern für das nächste Mal zu lernen.
Warum plant man Projekte?
Der beste Beleg dafür, warum Projektmanagement unverzichtbar ist, liefert wohl das deutsche Paradebeispiel schlechthin: der Berliner Flughafen. Geplant waren fünf Jahre Bauzeit bis zur Eröffnung im Jahr 2007. Schließlich sind es vierzehn Jahre und eine Verdreifachung der Kosten auf sechs Milliarden Euro geworden – ein klassisches Mahnmal für fehlerhaftes Management.
Wer ohne Konzept an einen Hausbau herangeht, riskiert im schlimmsten Fall ein Gebäude mit vier Stockwerken statt zwei, fehlendem Kanalisationsanschluss und drei Haustüren in den Keller.
Genau deshalb lohnt sich der Aufwand im Vorfeld. Ein guter Plan nimmt am Anfang Zeit in Anspruch, spart am Ende aber Nerven, Geld und jede Menge Chaos.